Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de relatie tussen Phronesyss bvba enerzijds en de klant anderzijds, met uitsluiting van diens algemene voorwaarden. Onder klant wordt verstaan de contractpartij die van Phronesyss bvba de toelating verkrijgt tot gebruik van de webapplicatie VCA-Online. Deze algemene voorwaarden maken samen met de door de klant aanvaarde offerte de overeenkomst tussen partijen uit. De aanvaarding van de offerte impliceert de aanvaarding van deze algemene voorwaarden. Indien de offerte afwijkt van een van de algemene voorwaarden, dan zal de offerte primeren. Phronesyss bvba behoudt zich het recht voor de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen waartegen de klant zich per aangetekend schrijven dient te verzetten uiterlijk zeven (7) werkdagen na kennisgeving van de wijziging bij gebreke waaraan hij deze gewijzigde voorwaarden aanvaardt.

Phronesyss bvba verleent de klant het gebruiksrecht tot de webapplicatie VCA-Online middels een toegang- en een identificatiecode en dit voor de in de offerte bepaalde duur en voor in de offerte bepaalde gebruikers. Behoudens andersluidend beding in de offerte wordt met “gebruikers” bedoeld de werknemers of zelfstandige dienstverstrekkers die met de klant een duurzame band hebben en er intern en hoofdzakelijk werkzaam zijn. De
klant verklaart voldoende kennis te hebben van de toepassing, mogelijkheden en technische specificaties van de webapplicatie zoals in de offerte beschreven en verlangt er geen nadere omschrijving van.

De duur van de overeenkomst bedraagt minimaal één (1) jaar vanaf aanvaarding van de offerte, maar wordt stilzwijgend verlengd met eenzelfde termijn, behoudens aangetekende opzegging uiterlijk drie maanden voor de vervaldag. Hoe dan ook kan de overeenkomst slechts geldig door de klant worden opgezegd tussen de vijfde en de derde maand voor iedere vervaldag.

De activatiekost dient betaald te worden uiterlijk zeven kalenderdagen na aanvaarding van de offerte, maar vóór activatie bij gebreke waaraan Phronesyss bvba het recht heeft om de webapplicatie niet te activeren. De gebruiksvergoeding is altijd op jaarbasis verschuldigd en is vooraf in zijn geheel betaalbaar, tenzij deze maandelijks wordt aanbetaald conform de offerte. De gebruiksvergoeding is in zijn geheel verschuldigd voor ieder begonnen jaar, zelfs indien de overeenkomst beëindigd zou worden in de loop van dat jaar. Deze is jaarlijks onderhevig aan een indexering op basis van gezondheidsindex met als basisjaar 2004 en is het resultaat van volgende formule: (basisvergoeding x nieuw indexcijfer) / aanvangsindexcijfer. De basisvergoeding is de bedongen gebruiksvergoeding. Het nieuwe indexcijfer is de gezondheidsindex van de maand die aan de verjaardag van het contract voorafgaat. De aanvangsindex is de gezondheidsindex van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de offerte ondertekend werd. Alle facturen van Phronesyss bvba zijn, behoudens andersluidend beding, betaalbaar binnen de vijftien (15) kalenderdagen na factuurdatum. Bij overschrijding van de termijn zullen van rechtswege, zonder ingebrekestelling, verwijlinteresten worden aangerekend van 12%. Bij invordering zullen de factuurbedragen verhoogd worden met 12% tot dekking van de relevante invorderingskosten.

Na aanvaarding van de offerte en ontvangst van de activatievergoeding, zal tot activatie overgegaan worden. Uitgaande van een normale en met de systeemvereisten in overeenstemming zijnde configuratie bij de klant, duurt de activatie ongeveer vijf (5) werkdagen (indicatief). De klant verbindt zich ertoe zijn configuratie in overeenstemming te brengen met de in de offerte opgenomen systeemvereisten.

Phronesyss bvba blijft te allen tijde eigenaar van alle auteurs-, intellectuele en andere (eigendoms)rechten in meest ruime zin, met betrekking tot de webapplicatie. De klant verwerft slechts een persoonlijk en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de in de offerte aangegeven gebruikers. De klant zal zich onthouden van elk ander gebruik dan dat waartoe hij gerechtigd is conform de offerte en deze voorwaarden, van elke registratie, depot, of enige andere bescherming van de webapplicatie of delen ervan, van deze rechtstreeks of onrechtstreeks, tegen vergoeding of gratis, ter beschikking stellen van derden, deze te commercialiseren, van deze geheel of gedeeltelijk te kopiëren, dupliceren of te verspreiden, onder welke vorm ook, te vertalen, bewerken, arrangeren of anderszins te veranderen. De klant onthoudt zich ervan om de webapplicatie te gebruiken voor het verwerken van gegevens waarvan het bezit illegaal is. Bij het beëindigen van het gebruik van de webapplicatie, zal de klant alle bijhorende documentatie en handleidingen vernietigen. Hij verbindt zich er toe in dat geval ook geen enkel gebruik meer te zullen maken van de webapplicatie, op welke wijze ook. De klant maakt zich sterk dat zijn bestuurders, werknemers, aangestelden in meest ruime zin deze bepalingen zullen respecteren en zal hiertoe de nodige maatregelen treffen. De door de klant geup- en gedownloade gegevens blijven te allen tijde zijn exclusieve eigendom en verantwoordelijkheid.

Phronesyss bvba verbindt zich ertoe om naar best vermogen en op bekwame wijze de webapplicatie te hosten en te onderhouden zodat deze aan de overeengekomen specificaties voldoet. Op verzoek van de klant zal Phronesyss bvba een beschikbare back-up van diens gegevens terugplaatsen op de server (gemiddelde tijd 24 uur). Phronesyss bvba verbindt zich ertoe om bij slecht functioneren of bij uitval van de servers binnen de
vierentwintig (24) uur na de kennisgeving door de klant naar best vermogen aan het probleem te verhelpen. Bij onderhoud- of herstelwerkzaamheden, waarvan de klant zal worden ingelicht, zal de toegang tot de webapplicatie voor 48 uren opgeschort kunnen worden.

De opleiding voor de webapplicatie is gebaseerd op het principe ‘train the trainer’ en gebeurt binnen de 30 kalenderdagen na activatie in de lokalen van de klant of in onze kantoren te Herentals. Deze opleiding staat open voor maximaal twee personen. Deze opleiding wordt gegeven in het Nederlands en duurt [4 uren]. Gedurende de contractperiode staat gratis een helpdesk ter beschikking voor de hoofdgebruiker waar hij/zij terecht kan met vragen van technische en functionele aard m.b.t. de werking en het gebruik van de webapplicatie. Deze ondersteuning is in het Nederlands ter beschikking via email op helpdesk@vca-online.eu.

Beide partijen verbinden zich ertoe om zowel voor de duur van de overeenkomst als na beëindiging ervan strikte geheimhouding te bewaren aangaande alle informatie waartoe zij toegang verkrijgen in het kader van het gebruiksrecht en die hetzij uitdrukkelijk hetzij door de aard vertrouwelijk is, met uitzondering van informatie die reeds deel uitmaakt van het publiek domein. Indien een partij gerechtelijk gedwongen wordt om informatie bekend te maken, zal zij de andere partij voor zover mogelijk voorafgaand inlichten. Tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Phronesyss bvba, zal de klant geen informatie naar iemand anders verspreiden dan diens werknemers of (onder)aannemers, die ervan op de hoogte dienen gebracht te worden door de klant om hun verplichtingen onder deze overeenkomst uit te voeren. De klant verbindt er zich toe alle documenten voor te leggen of formaliteiten te vervullen die nodig zijn of bijdragen tot het in staat stellen van Phronesyss bvba om haar rechten uit hoofde van deze vertrouwelijkheidsclausule uit te oefenen, inclusief maar niet beperkt tot de formaliteiten om patenten, modellen, copyrights en/of andere intellectuele rechten te verkrijgen of in stand te houden.

Gezien het grote aantal knooppunten op het internet met menselijke tussenkomst, het gebruik van lokale netwerken en draadloze communicatie kan Phronesyss bvba de beveiliging van de informatie van de klant tegen derden niet altijd garanderen, hoewel zij naar beste vermogen haar webapplicatie en apparatuur zal beveiligen. In dit verband dient de klant op eigen verantwoordelijkheid ook de nodige inspanningen te leveren teneinde zijn netwerk en computersysteem te beveiligen. Phronesyss bvba kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade in welke vorm dan ook veroorzaakt door het verzenden (zowel up- als downloaden) van informatie. De klant is exclusief verantwoordelijk voor de gegevens die hij up/download en zal Phronesyss bvba vrijwaren voor alle mogelijke schade die hierdoor zou veroorzaakt worden. Gezien het internet bestaat uit een groot aantal technische knooppunten die allen beheerd worden door verschillende bedrijven kan Phronesyss bvba niet aansprakelijk zijn voor het gehele traject van verbinding tussen de klant en haar servers. Phronesyss bvba kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor onvolkomenheden of
fouten in of voortvloeiend uit soft- of hardware van de klant of derden en is evenmin aansprakelijk voor schade afkomstig van computervirussen ed. Phronesyss bvba kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het verloren gaan van gegevens van de klant op het systeem of technische/of materiële schade ingevolge de tijdelijke onbeschikbaarheid van de webapplicatie. De aansprakelijkheid vanPhronesyss bvba geldt enkel voor door haar persoonlijk begane toerekenbare zware fouten en is beperkt tot directe schade voor een bedrag van maximaal €500 (vijfhonderd) EUR. Phronesyss bvba kan in ieder geval nooit aansprakelijk gesteld worden voor indirecte schade, economische of gevolgschade met inbegrip van doch niet beperkt tot winstderving of verlies van inkomsten, onderbreking van de bedrijfsvoering en/of gegevensverlies of winstderving. Indien een overmachtsituatie van tijdelijke aard is, behoudt Phronesyss bvba zich steeds het recht voor om hetzij de overeenkomst op te schorten zolang de overmachtssituatie bestaat, hetzij indien de overmachtssituatie langer dan drie (3) maanden duurt, de overeenkomst te beëindigen van rechtswege, zonder dat Phronesyss bvba in één van beide gevallen (schorsing of beëindiging) tot schadevergoeding gehouden is.

De overeenkomst kan zonder opzegtermijn (buiten)gerechtelijk ontbonden worden indien een der partijen in staat van faillissement wordt verklaard of toerekenbaar nalaat om gedurende een kwartaal haar sociale zekerheidsbijdragen of belastingen te betalen. Het niet betalen van enig bedrag uit hoofde van deze overeenkomst, ondanks uitdrukkelijke ingebrekestelling, of bij misbruik van het gebruiksrecht door de klant (o.a. bij inbreuken
op artikel 6 en 8 van deze voorwaarden) heeft Phronesyss bvba het recht om haar prestaties onmiddellijk op te schorten, en/of om de overeenkomst buitengerechtelijk te ontbinden, onverminderd haar recht om de gedwongen uitvoering van de overeenkomst te vorderen, en onverminderd schadevergoeding. De schadevergoeding bij ontbinding is minstens gelijk aan 50% van de jaarvergoeding, onverminderd de vervallen
gebruiksvergoeding voor dat jaar, zelfs indien deze maandelijks wordt aanbetaald, en onverminderd vergoeding van hogere bewezen schade.

Indien de klant op Phronesyss bvba beroep doet om bijzondere wijzigingen aan de webapplicatie of zijn configuratie aan te brengen, dan geldt het volgende. Het maatwerk wordt gefactureerd zoals in de offerte aangegeven. Bij verbreking van de overeenkomst van maatwerk, wordt de verbrekingsvergoeding vastgelegd op 50% van de aannemingsprijs, onverminderd vergoeding van reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten.

Op de relatie tussen de klant en Phronesyss bvba is Belgisch recht van toepassing. Geschillen met betrekking tot de interpretatie, geldigheid, of uitvoering van de overeenkomst vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Antwerpen, onverminderd het recht van Phronesyss bvba om het geding in te leiden voor de rechtbank van de woonplaats/zetel van de klant.

Het niet opeisen van een recht of het niet toepassen van een sanctie door één van de partijen houdt geenszins een afstand van recht in. Ingeval één of meerdere bepalingen van deze overeenkomst door de bevoegde rechter nietig, onuitvoerbaar of anderszins niet-verbindend worden geacht, blijven de overige bepalingen van deze overeenkomst onverminderd van kracht. Partijen verbinden zich ertoe om de nietige bepaling te vervangen door een bepaling die wel geldig is en de bedoeling van partijen bij contractsluiting weergeeft. Iedere zin van deze algemene voorwaarden dient beschouwd te worden als een afzonderlijk artikel.